Archiwizacja dokumentów księgowych i kadrowych: terminy i organizacja
Prawidłowe przechowywanie faktur, ksiąg podatkowych, umów oraz teczek akt osobowych to ustawowy obowiązek każdego przedsiębiorcy. Przedstawiamy aktualne okresy przechowywania dokumentacji oraz dwustopniowy system segregatorów i pudeł archiwizacyjnych.
Ustawowe terminy przechowywania dokumentacji księgowej i kadrowej
Zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz Ordynacją podatkową faktury sprzedażowe i kosztowe, rejestry VAT, sprawozdania finansowe oraz deklaracje podatkowe należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to często niemal 6-letni okres składowania fizycznych segregatorów w firmowym archiwum.
W przypadku dokumentacji pracowniczej dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku podstawowy okres przechowywania akt osobowych wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (dla pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem obowiązuje nadal okres 50-letni).
Kodowanie kolorystyczne segregatorów w bieżącym roku obrotowym
Największą stratą czasu w biurach rachunkowych i sekretariatach jest szukanie pojedynczej umowy wśród setek identycznych, szarych segregatorów. Wprowadzenie prostego klucza kolorystycznego (np. kolor granatowy dla faktur zakupu, niebieski dla sprzedaży, czarny dla wyciągów bankowych, czerwony dla kadr i płac, biały dla umów z kontrahentami) porządkuje szafy aktowe od pierwszego dnia.
Segregatory pokryte dwustronnie folią polipropylenową (PP) z dolną listwą metalową i wymienną etykietą grzbietową wytrzymują wielokrotne wyjmowanie z półki bez rozwarstwiania się tektury.
- Stosuj koszulki o grubości minimum 50 do 80 mikronów z certyfikatem Copy-Safe do oryginałów umów.
- Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przenieś zawartość segregatorów na plastikowe klipsy archiwizacyjne.
- Umieść spięte pliki w bezkwasowych pudłach archiwizacyjnych 80 lub 100 mm i opisz datą brakowania (zniszczenia).
Dlaczego tektura bezkwasowa ma znaczenie przy wieloletnim składowaniu
Zwykłe kartony transportowe zawierają kwasy i ligninę, które pod wpływem zmian wilgotności migrują do przechowywanego papieru, powodując jego żółknięcie, kruszenie oraz blaknięcie druku. Profesjonalne pudła archiwizacyjne dostępne w BiuroStrefa posiadają odczyn pH powyżej 7,5 oraz rezerwę alkaliczną.
Dzięki podwójnym ściankom bocznym kontenery archiwizacyjne można bezpiecznie ustawiać jeden na drugim w kilku warstwach bez wyginania konstrukcji.
Kompletacja wyprawki archiwizacyjnej przed zamknięciem roku
W BiuroStrefa przygotowujemy gotowe pakiety zamknięcia roku obejmujące klipsy z długimi wąsami, pudła jednostkowe, zbiorcze kontenery archiwizacyjne oraz markery permanentne.
Pełen katalog omawianych produktów zamówisz bezpośrednio przez nasz koszyk zamówień B2B lub przeglądając wszystkie linie usługowe BiuroStrefa.
Aktualna teczka akt osobowych składa się z pięciu części: część A (dokumenty z etapu rekrutacji), część B (przebieg zatrudnienia), część C (rozwiązanie umowy o pracę), część D (odpowiedzialność porządkowa) oraz część E (kontrola trzeźwości i nietrzeźwości pracownika).
Wdróż opisane rozwiązania w swoim biurze z dostawą w 24 godziny
Skorzystaj z bezpłatnego audytu koszyka biurowego i odbierz rabat powitalny na pierwsze zamówienie z magazynu w Gdańsku.